friendWorks M365- und SharePoint-Integrationen
Wir verwandeln Microsoft 365 und SharePoint mit Shareflex in eine vollwertige Plattform für Dokumentenmanagement, digitale Akten und Geschäftsprozesse. Dokumentenmanagement und Geschäftsprozesse direkt in Microsoft 365. Aus SharePoint wird eine Business-Plattform für Dokumente, Prozesse und Zusammenarbeit.
Die M365 & SharePoint Integration von friendWorks verbindet revisionssichere Archivierung, digitale Workflows und Geschäftsprozesse nahtlos mit Ihrer Microsoft-365-Umgebung unter Einhaltung gesetzlicher Anforderungen der GoBD. Dokumente, Informationen und Freigaben stehen genau dort zur Verfügung, wo Ihre Mitarbeitenden täglich arbeiten: in SharePoint und/oder Microsoft Teams sowie Outlook.
Integration
Nahtlos
in Ihre Microsoft-365-Umgebung integriert.
Mit Shareflex erweitert friendWorks Microsoft SharePoint und Microsoft 365 um leistungsstarkes Dokumentenmanagement, digitale Akten und strukturierte Geschäftsprozesse. Statt Dokumente lediglich abzulegen, entstehen vollständige Best-Practice-Lösungen für beispielsweise Eingangsrechnungen, Verträge, Qualitätsdokumente oder Projektakten – nahtlos integriert in SharePoint, Microsoft Teams, Outlook und Microsoft Office.
Ihre Mitarbeitenden arbeiten weiterhin in ihrer gewohnten Microsoft-365-Umgebung, profitieren jedoch zusätzlich von revisionssicherer Dokumentenverwaltung, digitalen Freigabeprozessen und automatisierten Workflows.
Revisionssichere Archivierung & Dokumentenmanagement
Verwalten Sie Dokumente zentral in SharePoint und greifen Sie jederzeit sicher auf aktuelle Informationen zu. Die Lösungen erweitern den SharePoint-Standard um DMS-Funktionen. Mit den Shareflex Lösungen erweitert friendWorks den SharePoint um wichtige Funktionalitäten. Aus SharePoint wird mit Shareflex eine Business-Plattform für Dokumentenmanagement, digitale Akten und Geschäftsprozesse.
Highlights:
- Digitale Akten (z. B. Projekt-, Kunden-, Lieferanten-, Vertragsakten)
- Kombinierte Metadaten- und Volltextsuche
- Versionierung von Dokumenten
- Aufgaben- und Wiedervorlagenfunktionen
- Zentrale Dokumentenablage
- Berechtigungs- und Rollenkonzepte
- Revisionssichere Dokumentenablage
Highlights von Shareflex:
- Such- und Filterfunktionen
- Einfach zu konfigurierende Workflows
- Revisionssichere Archivierung
- Vorkonfigurierte Lösungen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, digitales Vertragsmanagement sowie Qualitätsmanagement & Dokumentenlenkung
Digitale Workflows
Prüf-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse werden digital unterstützt und nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integriert.
Highlights:
- Digitale Freigaben
- Genehmigungsworkflows
- Eskalationen und Fristen
- Automatisierte Prozessschritte
- Transparente Prozessverfolgung
Best-Practice-Lösungen auf SharePoint-Basis
Shareflex ermöglicht die Umsetzung vorkonfigurierter Best-Practice-Lösungen innerhalb von Microsoft 365.
Highlights:
- Eingangsrechnungsverarbeitung inkl. E-Rechnungen
- Vertragsmanagement
- Dokumentenlenkung
- Digitale Akten
Daten- und Systemintegration mit friendConnect
Dokumente entfalten ihren größten Nutzen, wenn sie automatisch mit den relevanten Geschäftsobjekten aus Ihren führenden Systemen verbunden werden. Dabei setzen wir auf modernste Schnittstellentechnologie wie z.B. REST API. friendConnect verbindet Shareflex mit ERP-, CRM- und Fachanwendungen und sorgt für einen automatisierten Datenaustausch.
Highlights:
- Integration von ERP-Systemen
- Integration von CRM-Systemen
- Synchronisation von Stamm- und Bewegungsdaten
- Automatische Dokumentenzuordnung
- Reduzierung manueller Pflegeaufwände
ERP-Integration
Mithilfe unserer REST-API Schnittstelle friendConnect ist ein reibungsloser Austausch von Stamm- und Bewegungsdaten sowie Dokumenten zwischen Ihren führenden Systemen (i.d.R. ERP- und FiBu-Systemen) und der DMS-Lösung in Echtzeit möglich.
Mit friendConnect gehört die aufwendige Mehrfach-Pflege von Daten der Vergangenheit an, während gleichzeitig die Fehleranfälligkeit reduziert wird.
Vorteile
Mehr Microsoft 365,
weniger Medienbrüche.
Direkt in Microsoft 365 arbeiten statt zwischen Anwendungen wechseln.
Dokumente und Informationen stehen dort zur Verfügung, wo Ihre Mitarbeitenden täglich arbeiten.
Dokumente gemeinsam bearbeiten statt Versionen versenden.
Alle Beteiligten arbeiten auf einer gemeinsamen Informationsbasis mit aktuellen Dokumenten.
Informationen finden statt lange suchen.
Dokumente stehen zentral zur Verfügung und lassen sich schnell wiederfinden.
Prozesse digital steuern statt manuell koordinieren.
Digitale Workflows schaffen Transparenz und beschleunigen Freigaben.
Teams verbinden statt Informationen verteilen.
Standort- und teamübergreifende Zusammenarbeit wird einfacher und effizienter.
DMS-Lösungen direkt in Microsoft 365 nutzen.
Eingangsrechnungen, Verträge oder Qualitätsdokumente werden in einer gemeinsamen Umgebung bearbeitet.
FAQ
Häufige Fragen
Microsoft-365- und SharePoint-Integration
Ermöglicht Shareflex eine revisionssichere Archivierung?
Ja. Mit Shareflex bieten wir die Möglichkeit einer revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäftsrelevanter Dokumente. Dokumente werden nachvollziehbar, unveränderbar und unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Damit unterstützt die Lösung Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.
Wie erweitert friendWorks unsere bestehende Microsoft-365-Umgebung?
friendWorks ergänzt Ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung um leistungsfähiges Dokumentenmanagement, digitale Workflows und strukturierte Geschäftsprozesse. Dokumente, Freigaben und Informationen stehen direkt in SharePoint, Microsoft Teams und weiteren Microsoft-Anwendungen zur Verfügung, ohne dass Mitarbeitende ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen müssen.
Müssen wir unsere bestehende SharePoint-Struktur verändern?
Nein. Die Integration baut auf Ihrer vorhandenen Microsoft-365-Umgebung auf und kann bestehende SharePoint-Strukturen übernehmen und sinnvoll erweitern. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir eine Lösung, die zu Ihren Prozessen und Organisationsstrukturen passt.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich mit friendWorks in Microsoft 365 digitalisieren?
Die Microsoft-365- und SharePoint-Integration bildet die Grundlage für zahlreiche dokumentenbasierte Geschäftsprozesse wie zum Beispiel die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement, digitale Akten, Qualitätsmanagement & Dokumentenlenkung sowie Freigabe- und Genehmigungsprozesse. So entsteht eine zentrale Arbeitsumgebung für Dokumente und Informationen.
Wie profitieren unsere Mitarbeitenden im Arbeitsalltag?
Dokumente, Informationen und Aufgaben stehen genau dort zur Verfügung, wo täglich gearbeitet wird: in SharePoint, Microsoft Teams oder Microsoft Office. Lange Suchzeiten, doppelte Ablagen und Medienbrüche entfallen. Stattdessen arbeiten alle Beteiligten mit einer gemeinsamen und stets aktuellen Informationsbasis.
Was unterscheidet Shareflex von einer reinen SharePoint-Lösung?
Shareflex erweitert Microsoft SharePoint um vorkonfigurierte Funktionen für Dokumentenmanagement, digitale Akten und dokumentenbasierte Geschäftsprozesse. Unternehmen profitieren von einer schnell einführbaren Lösung, ohne komplexe Eigenentwicklungen aufbauen und dauerhaft betreiben zu müssen.
Warum genügt SharePoint allein häufig nicht?
SharePoint bietet eine leistungsfähige Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentablage. Für Anforderungen wie Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, Dokumentenlenkung, revisionssichere Dokumentenablage oder strukturierte Freigabeprozesse sind jedoch zusätzliche Fachfunktionen erforderlich. Diese werden durch Shareflex bereitgestellt. Mit unseren Lösungen erfüllen wir die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO).
Welche Systeme können mit Shareflex verbunden werden?
Über friendConnect und die Shareflex REST API lassen sich ERP-, CRM- und Fachanwendungen an Shareflex anbinden. Häufige Szenarien sind die Integration von SAP, Microsoft Dynamics 365, Business Central, IFS oder individuell entwickelten Anwendungen.
Was ist friendConnect?
friendConnect ist die Integrationsplattform von friendWorks. Sie ermöglicht den sicheren Austausch von Stamm- und Bewegungsdaten sowie Dokumenten zwischen Shareflex und führenden Unternehmenssystemen. Dadurch entstehen durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche.
Wofür wird die Shareflex REST API eingesetzt?
Die Shareflex REST API ermöglicht die technische Anbindung individueller Anwendungen und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dokumente, Metadaten und Akteninformationen können damit systemübergreifend bereitgestellt und verarbeitet werden.
