Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Die friendWorks-Lösungen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren Ihren gesamten Rechnungseingang von der automatischen Datenerkennung über intelligente Prüf- und Freigabeprozesse bis zur GoBD-konformen Archivierung. Dabei berücksichtigen die Lösungen nicht nur deutsche Vorgaben wie § 14 UStG und GoBD, sondern unterstützen auch internationale Rechnungsanforderungen und länderspezifische Formate. So reduzieren Sie manuellen Aufwand, schaffen Transparenz und integrieren Ihren Rechnungsprozess nahtlos in Ihre bestehende ERP-, Finanzbuchhaltungs- und Microsoft-Systemlandschaft.
Features
Alles drin
für einen durchgängigen Rechnungseingang.
Von der intelligenten Datenerkennung über digitale Freigabeworkflows bis zur GoBD-konformen Archivierung: Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung vereint alle Funktionen für einen durchgängigen, transparenten und effizienten Rechnungsprozess – nahtlos integriert in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Digitales Rechnungseingangsbuch
Alle Eingangsrechnungen werden zentral erfasst und transparent verwaltet – unabhängig davon, ob sie per E-Mail, als PDF, auf Papier oder als E-Rechnung eingehen.
Highlights:
- Zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen
- Verarbeitung verschiedener Eingangskanäle
- Transparenter Bearbeitungsstatus
- Digitales Rechnungseingangsbuch
Automatische Zuordnung
Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und den richtigen Feldern zugeordnet. Dank moderner Freiformtechnologie funktioniert dies unabhängig vom Layout oder Aufbau einer Rechnung.
Highlights:
- OCR-gestützte Belegerkennung
- Freiformtechnologie ohne Templates
- Automatische Zuordnung von Werten aus E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol, KSeF)
- Mehrsprachige Dokumentenverarbeitung
ERP-Integration und Rechnungsprüfung
Die Lösung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende ERP- und Finanzbuchhaltungslandschaft und unterstützt die automatisierte Prüfung eingehender Rechnungen.
Highlights:
- Verprobung mit ERP- und FIBU-Daten (bzgl. Kreditor, Bestellung, Wareneingang)
- Rechnungsprüfung gem. §14 UstG
- KoSIT-Validierung von E-Rechnungen
- Integration in bestehende Geschäftsprozesse
- Ergänzung und Unterstützung der führenden Systeme
Digitale Prüf- und Freigabeworkflows
Individuelle Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Verantwortlichen weitergeleitet und effizient bearbeitet werden.
Highlights:
- Individuelle Freigabeprozesse
- Automatische Aufgabenverteilung
- Vertretungsregelungen und Eskalationen
- Detailliertes Workflowprotokoll (Audit Trail)
E-Rechnungen einfach integrieren
Neben klassischen Rechnungen verarbeitet die Lösung auch strukturierte E-Rechnungen und unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung aktueller und zukünftiger gesetzlicher Anforderungen.
Highlights:
- XRechnung
- ZUGFeRD
- Peppol
- KSeF
- XML-basierte Rechnungsformate (EN 16931)
- Zukunftssicher im Hinblick auf ViDA
GoBD-konforme Archivierung
Nach Abschluss des Rechnungsprozesses werden alle Dokumente gesetzeskonform archiviert und stehen jederzeit für Auskünfte, Audits oder Betriebsprüfungen zur Verfügung.
Highlights:
- GoBD-konforme Archivierung
- Revisionssichere Ablage
- Volltextsuche
- Schnell verfügbar bei Auskünften und Prüfungen
KI-gestützte Rechnungsverarbeitung
Intelligente Unterstützung, wo sie wirklich zählt.
KI kann die Rechnungsprüfung gezielt unterstützen: Sie analysiert Rechnungsdaten, erstellt Kontierungsvorschläge und hilft dabei, Positionen automatisch Bestellungen und Wareneingängen zuzuordnen. Damit lassen sich manuelle Prüfschritte reduzieren und Rechnungsprozesse effizienter gestalten. Wir integrieren KI dort, wo sie Ihre Prozesse nicht komplizierter, sondern intelligenter macht.
Vorteile
Digitalisierung,
die im Alltag entlastet.
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung entlastet Ihre Mitarbeitenden, beschleunigt Abläufe und schafft die Grundlage für einen transparenten und sicheren Rechnungsprozess. Statt manueller Routinen entstehen digitale Workflows, die zuverlässig und nachvollziehbar funktionieren.
Rechnungen automatisch steuern statt manuell verteilen.
Eingangsrechnungen werden automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet. Zuständigkeiten, Vertretungen und Freigaben sind klar geregelt – ganz ohne Papierumlauf oder E-Mail-Pingpong.
Skontofristen nutzen statt Zahlungsziele verpassen.
Schnellere Prüf- und Freigabeprozesse helfen dabei, Rechnungen termingerecht zu bearbeiten, Skonti konsequent auszuschöpfen und Mahnkosten zu vermeiden.
Transparenz schaffen statt Bearbeitungsstände erfragen.
Jeder Bearbeitungsschritt ist jederzeit nachvollziehbar. So wissen Sie auf einen Blick, wo sich eine Rechnung befindet, wer sie bearbeitet und welche Aufgaben noch offen sind.
Automatisch prüfen statt mehrfach kontrollieren.
Der Abgleich mit Kreditorendaten, Bestellungen und Wareneingängen reduziert den manuellen Prüfaufwand und erhöht gleichzeitig die Qualität und Sicherheit Ihrer Prozesse.
Revisionssicher archivieren statt Dokumente speichern.
Nach Abschluss des Prozesses werden alle Rechnungen GoBD-konform archiviert und stehen jederzeit für Auskünfte, Betriebsprüfungen oder Rückfragen zur Verfügung.
Prozesse verbinden statt Insellösungen verwalten.
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft. So arbeiten ERP, Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement Hand in Hand – ohne Medienbrüche.
FAQ
Häufige Fragen
zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Welche Rechnungsformate können verarbeitet werden?
Die Lösung verarbeitet klassische Papierrechnungen und PDF-Dokumente ebenso wie elektronische Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD. In Verbindung mit SAP können nahezu alle E-Rechnungsformate und Netzwerke angebunden und integriert werden. Somit lassen sich sowohl bestehende als auch zukünftige Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch zuverlässig abbilden.
Muss für jeden Lieferanten ein Template erstellt werden?
Nein. Die eingesetzten Lösungen arbeiten mit intelligenter Freiformtechnologie. Rechnungsdaten werden unabhängig vom Layout automatisch erkannt und den richtigen Feldern zugeordnet. Ein manuelles Anlegen oder Pflegen von Templates ist in der Regel nicht erforderlich.
Lässt sich die Lösung in unser ERP-System integrieren?
Ja. Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung integriert sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften – unter anderem in SAP, Microsoft Dynamics 365 BC, Microsoft Dynamics 365 FSCM, DATEV, IFS und weitere ERP- sowie Finanzbuchhaltungssysteme.
Werden Rechnungen GoBD-konform archiviert?
Ja. Nach Abschluss des Rechnungsprozesses sind alle Dokumente GoBD-konform archiviert und stehen jederzeit revisionssicher für Auskünfte, Nachweise oder Betriebsprüfungen zur Verfügung.
Können auch internationale Rechnungen und länderspezifische Rechnungsvorschriften berücksichtigt werden?
Ja. Unsere Lösung zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung unterstützt nicht nur die Einhaltung deutscher Anforderungen, sondern kann auch internationale Rechnungsformate, länderspezifische Vorgaben und regulatorische Anforderungen berücksichtigen. Ob unterschiedliche Pflichtangaben, E-Rechnungsstandards oder nationale Besonderheiten im Rechnungsaustausch: Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir Prozesse, die den jeweiligen Anforderungen gerecht werden. Dank unserer langjährigen Projekterfahrung in nationalen und internationalen Rechnungsprozessen verfügen wir über umfangreiches Know-how.
