Digitales Qualitätsmanagement & Dokumentenlenkung
Mit dem digitalen Qualitätsmanagement und der Dokumentenlenkung von friendWorks steuern Sie den gesamten Lebenszyklus qualitätsrelevanter Dokumente, von der Erstellung über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung. Der wesentliche Vorteil: Alle Mitarbeitenden arbeiten jederzeit mit der aktuellen und freigegebenen Version.
Features
Alles drin
für modernes Qualitätsmanagement.
Qualitätsmanagement lebt von aktuellen Informationen und klar geregelten Prozessen. Mit der digitalen Dokumentenlenkung von friendWorks erstellen, prüfen, veröffentlichen und archivieren Sie qualitätsrelevante Dokumente zentral und nachvollziehbar. So stellen Sie sicher, dass jederzeit die richtige Information zur Verfügung steht.
Dokumentenlenkung
Von der Erstellung über die Prüfung und Freigabe bis zur Veröffentlichung und Archivierung: Qualitätsrelevante Dokumente werden über ihren gesamten Lebenszyklus gesteuert.
Highlights:
- Dokumente erstellen und pflegen
- Freigeben und veröffentlichen
- Gültigkeitsstatus verwalten
- Dokumente außer Kraft setzen
Versionierung
Jede Änderung wird automatisch dokumentiert. Frühere Versionen bleiben nachvollziehbar und ermöglichen jederzeit die Rückverfolgung von Änderungen.
Highlights:
- Versionshistorie
- Änderungsnachweise
- Freigegebene Versionen
- Vollständige Dokumentation
Digitale Prüf- und Freigabeworkflows
Prüf- und Freigabeprozesse lassen sich individuell an Ihre Organisation anpassen. Zuständigkeiten, Vertretungen und Eskalationen sorgen für klare Abläufe.
Highlights:
- Individuelle Workflows
- Digitale Freigaben
- Vertretungsregelungen
- Automatische Benachrichtigungen
Qualitätsdokumente zentral verwalten
Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Formulare, Checklisten oder QM-Handbücher werden zentral verwaltet und stehen allen berechtigten Mitarbeitenden in der aktuellen Fassung zur Verfügung.
Highlights:
- Arbeitsanweisungen
- Verfahrensanweisungen
- Formulare
- QM-Handbücher
Lesebestätigungen
Auf Wunsch dokumentiert das System, welche Mitarbeitenden neue oder geänderte Dokumente gelesen und bestätigt haben.
Highlights:
- Digitale Lesebestätigungen
- Dokumentierte Kenntnisnahmen
- Nachvollziehbare Historie
- Erinnerungsfunktionen
Integration in Ihre Microsoft-Umgebung
Die Lösung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende M365- und SharePoint-Umgebung. Zusätzliche Server oder weitere IT-Infrastrukturkomponenten sind nicht erforderlich; die Lösung ist dadurch schnell bereitgestellt und direkt in Ihrer gewohnten Microsoft-Umgebung nutzbar.
Auch Microsoft Teams lässt sich als Arbeitsoberfläche nutzen: QM-Prozesse sowie die Suche und Anzeige freigegebener Dokumente können direkt in Teams eingebunden werden. So arbeiten Anwenderinnen und Anwender dort mit der Lösung, wo es am besten zu ihrer gewohnten Arbeitsweise passt.
Highlights:
- Nathlose Integration in Ihre M365- & SharePoint-Umgebung
- Zentrale Dokumentenlenkung und Workflows
- Cloudbasiert und flexibel erweiterbar
Vorteile
Digitalisierung,
die Qualität sichert.
Mit digitaler Dokumentenlenkung sorgen Sie dafür, dass qualitätsrelevante Informationen aktuell, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind. Das vereinfacht die Zusammenarbeit, unterstützt Audits und schafft Sicherheit im Arbeitsalltag.
Eine Version statt Versionschaos.
Alle Mitarbeitenden arbeiten mit der aktuell freigegebenen Version – unabhängig von Standort oder Abteilung.
Digitale Freigaben statt E-Mail-Pingpong.
Digitale Workflows sorgen für transparente Prüf- und Freigabeprozesse mit eindeutig definierten Verantwortlichkeiten.
Einmal ändern statt mehrfach pflegen.
Qualitätsrelevante Dokumente werden einmal gepflegt und stehen allen berechtigten Mitarbeitenden aktuell zur Verfügung.
Jederzeit auditbereit statt kurzfristig reagieren.
Alle relevanten Dokumente und Nachweise sind zentral verfügbar und können jederzeit bereitgestellt werden.
Einheitlichkeit statt Wildwuchs.
Einheitliche Dokumente und geregelte Abläufe schaffen Transparenz und unterstützen ein dauerhaft hohes Qualitätsniveau.
FAQ
Häufige Fragen
zum digitalen Qualitätsmanagement und zur Dokumentenlenkung
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenlenkung und digitalem Qualitätsmanagement?
Die Dokumentenlenkung ist ein zentraler Bestandteil des digitalen Qualitätsmanagements. Sie sorgt dafür, dass qualitätsrelevante Dokumente erstellt, geprüft, freigegeben, versioniert und archiviert werden. Digitales Qualitätsmanagement hingegen geht darüber hinaus und unterstützt Unternehmen dabei, qualitätsrelevante Prozesse transparent, nachvollziehbar und effizient zu gestalten.
Welche Dokumente lassen sich verwalten?
Verwaltet werden können unter anderem Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Formulare, Checklisten, Prozessbeschreibungen, QM-Handbücher sowie weitere qualitätsrelevante Dokumente.
Wie unterstützen digitale Freigabeworkflows das Qualitätsmanagement?
Freigabeprozesse sorgen dafür, dass Dokumente erst nach erfolgreicher Prüfung veröffentlicht werden. Änderungen bleiben nachvollziehbar und Verantwortlichkeiten sind jederzeit transparent.
Lässt sich die Lösung in unsere bestehende Microsoft-Umgebung integrieren?
Ja. Die Lösung ist Shareflex und ist vollständig in Microsoft 365 und SharePoint integriert. Mitarbeitende arbeiten in ihrer gewohnten Microsoft-Arbeitsumgebung, während Dokumentenlenkung, Freigabeprozesse und Versionierung nahtlos eingebunden werden.
Erfüllt die Lösung die Anforderungen nach ISO 9001?
Ja. Die Lösung unterstützt Unternehmen bei einer ISO 9001-konformen Dokumentenlenkung und lässt sich ebenso für weitere Managementsysteme und Normen einsetzen. Dokumente werden über ihren gesamten Lebenszyklus geführt – von der Erstellung über Prüfung und Freigabe bis zur Versionierung und revisionssicheren Archivierung. So stehen Mitarbeitenden jederzeit aktuelle und freigegebene Dokumente zur Verfügung.
Wie schnell kann die Lösung eingeführt werden?
Ein Projektstart ist in der Regel kurzfristig möglich. Nach der gemeinsamen Klärung Ihrer Anforderungen und des gewünschten Funktionsumfangs erfolgt die Umsetzung meist innerhalb weniger Wochen. Gemeinsam mit Ihnen planen wir einen realistischen Zeitrahmen, der zu Ihren Prozessen und Ressourcen passt.
