Revisionssichere Archivierung & Digitale Akten
Schluss mit Dokumenten in verstreuten Ablagen und zeitaufwändiger Suche: Mit den Lösungen von friendWorks bündeln Sie Dokumente und Informationen zentral in digitalen Akten und schaffen eine verlässliche Informationsbasis für Ihr Unternehmen. So finden Mitarbeitende schnell, was sie brauchen, Zusammenhänge werden transparent und Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Geschäftsrelevante Dokumente werden dabei GoBD-konform und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen archiviert.
Features
Alles drin
für den schnellen Zugriff auf Unternehmenswissen.
Archivierung ist weit mehr als die gesetzeskonforme Ablage von Dokumenten und Daten. Mit digitalen Ablagestrukturen und Akten, leistungsfähigen Suchfunktionen und intelligenten Berechtigungskonzepten schaffen Sie eine zentrale Informationsbasis, auf die Ihre Mitarbeitenden jederzeit zugreifen können, und zwar unabhängig davon, wo die Informationen ursprünglich entstanden sind.
GoBD-konforme Archivierung
Geschäftsrelevante Dokumente werden GoBD-konform archiviert und über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen sicher aufbewahrt. So stehen Informationen jederzeit für Auskünfte, Audits oder Betriebsprüfungen zur Verfügung.
Highlights:
- GoBD-konforme Archivierung
- Unveränderbare Dokumentenablage
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
- Schnell verfügbar bei Auskünften und Prüfungen
Digitale Akten
Fassen Sie Dokumente und Daten automatisch zu digitalen Akten zusammen! Ob Kunden-, Lieferanten-, Projekt- oder Vertragsakte: Alle Informationen zu einem Vorgang werden übersichtlich an einem Ort zusammengeführt. So entsteht ein vollständiger Überblick über Dokumente, Korrespondenz und Bearbeitungsstände.
Highlights:
- Digitale Kundenakten
- Digitale Lieferantenakten
- Digitale Projektakten
- Digitale Vertragsakten
Intelligente Dokumentensuche
Leistungsfähige Suchfunktionen über Volltext, Metadaten oder individuelle Suchkriterien ermöglichen den schnellen Zugriff auf Informationen. Lange Suchzeiten gehören damit der Vergangenheit an.
Highlights:
- Volltextsuche
- Suche über Metadaten
- Individuelle Filter
- Sofortiger Dokumentenzugriff
Berechtigungen und Datenschutz
Rollenbasierte Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass Mitarbeitende ausschließlich auf die Dokumente zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Vertrauliche Inhalte bleiben jederzeit geschützt.
Highlights:
- Rollenbasierte Berechtigungen
- Individuelle Zugriffsrechte
- Integration mit Active Directory mit Entra ID
- Datenschutzgerechter Zugriff
Zusammenspiel mit bestehenden Systemen
Digitale Akten können Informationen aus führenden Drittsystemen übernehmen und an diese zurückgeben. So lassen sich beispielsweise vorhandene Stammdaten nutzen, ohne sie mehrfach pflegen zu müssen. Über intelligente Verknüpfungen können archivierte Dokumente zudem direkt aus dem jeweiligen Drittsystem aufgerufen werden.
Highlights:
- Nutzung vorhandener Stammdaten aus führenden Drittsystemen
- Austausch von Informationen mit Drittsystemen
- Direkter Dokumentenaufruf aus dem führenden System
- Intelligente Verknüpfung von Dokumenten und Geschäftsdaten
Freigabe- und Genehmigungsworkflows
Dokumente und Vorgänge lassen sich über definierte Freigabe- und Genehmigungsprozesse steuern. Zuständige Mitarbeitende werden gezielt eingebunden und alle Bearbeitungsschritte im Workflow-Protokoll nachvollziehbar dokumentiert.
Highlights:
- Digitale Freigabeprozesse
- Genehmigungsworkflows
- Definierte Zuständigkeiten
- Nachvollziehbares Workflow-Protokoll
Vorteile
Digitalisierung,
die Wissen verfügbar macht.
Mit einer GoBD-konformen Archivierung und digitalen Akten schaffen Sie eine zentrale Informationsbasis für Ihr Unternehmen. Dokumente, E-Mails und Informationen stehen jederzeit schnell auffindbar, sicher organisiert und ohne aufwendige Recherche zur Verfügung.
Informationen finden statt lange suchen.
Über leistungsfähige Suchfunktionen finden Sie Dokumente und Informationen innerhalb weniger Sekunden – unabhängig davon, wo sie ursprünglich abgelegt wurden.
Alles im Blick statt Informationen verteilen.
Digitale Akten bündeln alle relevanten Dokumente, E-Mails und Informationen zu einem Vorgang. So arbeiten alle Beteiligten mit derselben Informationsbasis.
Wissen sichern statt neu recherchieren.
Unternehmenswissen bleibt dauerhaft erhalten – auch bei Personalwechseln oder über lange Aufbewahrungszeiträume hinweg.
Digital archivieren statt Papier verwalten.
Geschäftsrelevante Dokumente werden GoBD-konform archiviert und stehen jederzeit für Auskünfte, Audits oder Betriebsprüfungen zur Verfügung.
Vertraulich arbeiten statt Zugriffe riskieren.
Individuelle Berechtigungen sorgen dafür, dass sensible Informationen nur den Personen zur Verfügung stehen, die sie tatsächlich benötigen.
Systeme verbinden statt Wissen verteilen.
Die Lösung kann Stammdaten aus Ihren führenden Systemen übernehmen und stellt Informationen genau dort bereit, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden.
FAQ
Häufige Fragen
zur revisionssicheren Archivierung und zu digitalen Akten
Warum sind digitale Akten mehr als eine digitale Ablage?
Digitale Akten bündeln alle Informationen zu einem Vorgang an einem zentralen Ort, beispielsweise Dokumente, E-Mails, Korrespondenz oder Notizen. So entsteht ein vollständiger Überblick über Zusammenhänge, Bearbeitungsstände und Historien. Das erleichtert die tägliche Arbeit und sorgt dafür, dass Informationen jederzeit schnell verfügbar sind.
Welche Dokumente sollten GoBD-konform archiviert werden?
Grundsätzlich müssen alle steuerlich und geschäftlich relevanten Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Bestellungen oder geschäftliche Korrespondenz. Elektronisch empfangene Dokumente – wie E-Rechnungen – müssen dabei im originären digitalen Format archiviert werden.
Wie schnell lassen sich Dokumente und Informationen wiederfinden?
Über Volltextsuche, Metadaten und intelligente Filter finden Sie Dokumente und Informationen innerhalb weniger Sekunden. Lange Suchzeiten sowie die Recherche in Papierarchiven, Netzlaufwerken oder E-Mail-Postfächern entfallen.
Können Prozesse rund um Geschäftsdokumente automatisiert werden?
Die DMS-Lösung ermöglicht regelbasierte Workflows zur automatisierten Weiterleitung, Prüfung und Freigabe von Workflows. Alle Prozessschritte werden dabei protokolliert und sind so nachvollziehbar.
