Fragen willkommen.
die weiterhelfen.
Manche Fragen hören wir besonders häufig. Deshalb haben wir die wichtigsten Antworten rund um friendWorks, unsere Lösungen und unsere Arbeitsweise für Sie zusammengestellt. Kurz, verständlich und direkt auf den Punkt.
E-Rechnungen
Ist EDI (Electronic Data Interchange) als E-Rechnung erlaubt?
Nein. EDI (Electronic Data Interchange) basiert zwar ebenfalls auf strukturierten elektronischen Daten beziehungsweise XML, entspricht jedoch nicht der europäischen Norm EN 16931 und gilt damit nicht als E-Rechnung im Sinne der aktuellen gesetzlichen Vorgaben.
Bis zum 31.12.2027 dürfen EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin verwendet werden. Danach gelten die jeweils aktuellen gesetzlichen Anforderungen.
Unabhängig davon bleibt EDI insbesondere im B2B-Umfeld ein etabliertes Verfahren für den elektronischen Datenaustausch.
Bei E-Rechnungen ist keine OCR (intelligente Texterkennung) mehr notwendig. Warum wird OCR dennoch weiterhin benötigt?
Bei einer echten E-Rechnung liegen die Rechnungsdaten bereits strukturiert vor und müssen nicht mehr per OCR ausgelesen werden.
Da derzeit noch keine generelle Pflicht zum Versand von E-Rechnungen besteht, werden Unternehmen auch weiterhin PDF-Rechnungen erhalten. Ausgenommen sind hierbei ZUGFeRD-Rechnungen, da diese die strukturierten Rechnungsdaten bereits enthalten. Für klassische PDF-Rechnungen bleibt OCR daher eine unverzichtbare Komponente, um Rechnungsdaten automatisch auszulesen und weiterzuverarbeiten.
Auch im internationalen Rechnungsverkehr wird OCR vorerst weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Für den länderübergreifenden Austausch elektronischer Rechnungen gibt es derzeit noch keine einheitlichen Vorgaben. Diese werden voraussichtlich erst mit der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) geschaffen.
Bis dahin werden insbesondere im internationalen Geschäftsverkehr weiterhin zahlreiche PDF-Rechnungen verarbeitet werden müssen – und damit bleibt OCR ein wesentlicher Bestandteil einer leistungsfähigen Eingangsrechnungsverarbeitung.
Sollte ich als Buchhalter:in XML-Dateien lesen und verstehen können?
Ja – hier sprechen wir eine klare Empfehlung aus.
Auch wenn moderne Lösungen die XML-Daten einer E-Rechnung automatisch verarbeiten und übersichtlich darstellen, ist ein grundlegendes Verständnis der XML-Struktur sinnvoll. So können Buchhalter:innen bei Rückfragen, Fehlersituationen oder der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Softwarepartnern schneller nachvollziehen, wie eine E-Rechnung aufgebaut ist und welche Informationen übertragen werden.
Ein tiefgehendes technisches Wissen ist dafür nicht erforderlich. Ein grundlegendes Verständnis der wichtigsten Inhalte und Zusammenhänge erleichtert jedoch den Arbeitsalltag und hilft dabei, E-Rechnungen sicher zu prüfen und einzuordnen.
Gibt es auch eine Cloud-Lösung für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen und welche Vorteile bietet sie?
Ja. Für den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen stehen moderne Cloud-Lösungen zur Verfügung. Sie bieten insbesondere im Hinblick auf zukünftige gesetzliche Anforderungen, beispielsweise durch die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age), entscheidende Vorteile.
Flexibel für zukünftige Anforderungen
Mit ViDA und der Einführung weiterer E-Rechnungsformate nach EN 16931 werden die Anforderungen an Unternehmen weiter steigen. Cloud-Lösungen lassen sich einfach anpassen und wachsen flexibel mit neuen Vorgaben.
Automatisch auf dem neuesten Stand
Gesetzliche Änderungen – etwa im Zusammenhang mit ViDA, den Peppol-Standards, der DSGVO oder den GoBD – werden durch regelmäßige Updates zeitnah bereitgestellt. Der manuelle Aufwand für Softwareaktualisierungen entfällt.
Effiziente Verarbeitung neuer Formate
Neue E-Rechnungsformate können ohne zusätzlichen Implementierungsaufwand verarbeitet werden. So bleiben Unternehmen jederzeit gesetzeskonform und profitieren von einer durchgängig digitalen und effizienten Rechnungsverarbeitung.
Wofür steht PEPPOL und welche Rolle spielt es beim Austausch von E-Rechnungen?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen (B2B) und Behörden (B2G).
Über sogenannte Peppol Access Points können E-Rechnungen, Bestellungen und weitere Geschäftsdokumente sicher, standardisiert und medienbruchfrei übertragen werden. Grundlage dafür sind offene Standards wie Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) und UBL (Universal Business Language).
Welche Rolle wird PEPPOL künftig spielen?
EU-weite Standardisierung
Die Europäische Union fördert PEPPOL im Rahmen der Richtlinie 2014/55/EU, um den elektronischen Rechnungsverkehr europaweit zu vereinheitlichen.
Zunehmende gesetzliche Bedeutung
Mit der Einführung verpflichtender B2B-E-Rechnungen in vielen europäischen Ländern wird PEPPOL als standardisierter Übertragungsweg weiter an Bedeutung gewinnen und sich voraussichtlich als bevorzugter Kommunikationskanal etablieren.
Sicherer und standardisierter Datenaustausch
Durch zertifizierte Peppol Access Points werden Geschäftsdokumente sicher, interoperabel und in einem einheitlichen Format übertragen.
Internationale Verbreitung
PEPPOL wird längst nicht mehr nur in Europa eingesetzt. Auch Länder wie Australien, Singapur oder Kanada nutzen das Netzwerk bereits für den elektronischen Rechnungsverkehr.
Effizientere Prozesse
Standardisierte Formate und automatisierte Abläufe reduzieren den manuellen Bearbeitungsaufwand, minimieren Fehlerquellen und beschleunigen die Verarbeitung von Geschäftsdokumenten.
PEPPOL entwickelt sich damit zunehmend zu einer zentralen Infrastruktur für den digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten. Durch gesetzliche Anforderungen und internationale Standards wird seine Bedeutung in den kommenden Jahren weiter wachsen.
REVISIONSSICHERHEIT
Sind die Lösungen von friendWorks revisionssicher?
Ja. Bei ordnungsgemäßem Einsatz und entsprechender Dokumentation erfüllen die von friendWorks eingesetzten Lösungen die gesetzlichen Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Der Begriff „Revisionssicherheit“ kommt in deutschen Gesetzestexten allerdings nicht vor. Er stammt ursprünglich aus der Dokumentenmanagement-Branche und beschreibt die unveränderbare, nachvollziehbare und ordnungsgemäße Archivierung von Dokumenten und Daten.
Im allgemeinen Sprachgebrauch hat sich dieser Begriff jedoch als Synonym für eine gesetzeskonforme Archivierung etabliert.
Entscheidend ist dabei, dass neben der eingesetzten Software auch deren ordnungsgemäße Nutzung sowie eine entsprechende Verfahrensdokumentation den Anforderungen der GoBD entsprechen.
Muss ich archivierte Dokumente zusätzlich als Papierbelege aufbewahren?
Das hängt davon ab, um welche Art von Dokumenten es sich handelt.
Für Dokumente mit Handels- oder Geschäftsbriefcharakter – beispielsweise eingehende und ausgehende Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen – ist eine zusätzliche Aufbewahrung als Papierbeleg in der Regel nicht erforderlich, sofern die Dokumente ordnungsgemäß digitalisiert und archiviert werden.
Die GoBD verlangen bei gescannten Dokumenten unter anderem eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original. Die Zulässigkeit dieses sogenannten ersetzenden Scannens wurde von den Finanzbehörden ausdrücklich bestätigt.
Voraussetzung ist, dass die Digitalisierung und Archivierung ordnungsgemäß erfolgt und die organisatorischen Anforderungen – insbesondere eine entsprechende Verfahrensdokumentation – eingehalten werden.
Kann ich elektronische Rechnungen ausdrucken und wie Papierrechnungen behandeln?
Nein. Elektronische Rechnungen gehören zu den Handels- und Geschäftsbriefen und müssen im ursprünglichen Empfangsformat aufbewahrt werden – also elektronisch und über die jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Das alleinige Ausdrucken einer elektronischen Rechnung und die anschließende Aufbewahrung in Papierform erfüllen diese Anforderungen nicht und entsprechen nicht den geltenden Aufbewahrungsvorschriften.
Die elektronische Originalrechnung muss daher unverändert archiviert werden, damit sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar bleibt.
BELEGERKENNUNG & OCR
Muss ich beim Auslesen von Rechnungsdaten für jeden Lieferanten ein Template (Schablone) erstellen, damit die Werte korrekt ausgelesen werden?
Nein. Die von friendWorks eingesetzten Lösungen arbeiten mit der sogenannten Freiformtechnologie. Dabei werden die Informationen direkt aus dem Dokument ausgelesen – unabhängig davon, an welcher Stelle sie sich auf der Rechnung befinden.
Die Software erkennt relevante Inhalte wie beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant oder Rechnungsbetrag automatisch und ordnet diese den richtigen Feldern zu. Ein manuelles Erstellen oder Pflegen von Templates für einzelne Lieferanten ist deshalb in der Regel nicht erforderlich.
Das bietet eine hohe Flexibilität – insbesondere dann, wenn Lieferanten unterschiedliche Rechnungslayouts verwenden oder diese im Laufe der Zeit ändern.
Lernt das System und werden dadurch die Erkennungsergebnisse verbessert?
Ja. Das System kann per Mausklick trainiert werden und merkt sich dabei spezielle Einstellungen für den jeweiligen Kreditor. Dadurch lernt die Lösung kontinuierlich dazu und optimiert die Erkennung relevanter Rechnungsdaten.
Die Erkennungsquote wichtiger Informationen – beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Beträge – kann dadurch im Laufe der Zeit weiter verbessert werden. Das reduziert den manuellen Prüfaufwand und sorgt für eine noch effizientere Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen.
Können Rechnungen aus unterschiedlichen Ländern ebenfalls automatisch verarbeitet werden?
Ja. Egal ob Rechnung, Invoice oder Facture – die von friendWorks eingesetzten Lösungen unterstützen die automatische Verarbeitung von Rechnungen in unterschiedlichen Sprachen.
Dadurch lassen sich auch internationale Eingangsrechnungen zuverlässig erkennen, auslesen und in den digitalen Rechnungsprozess integrieren. So profitieren Unternehmen mit internationalen Lieferanten von einer durchgängigen und effizienten Rechnungsverarbeitung – unabhängig von der Sprache des Dokuments.
FRISTEN & ERINNERUNGEN
Kann ich für Vorgänge Fristen definieren?
Ja. Für Dokumente, Vorgänge und Workflows können individuelle Fristen und Termine definiert werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über offene Aufgaben und anstehende Bearbeitungsschritte.
Und nicht nur das: Mit dem integrierten Fristenkalender haben Sie alle Termine jederzeit im Blick. Auf Wunsch unterstützt Sie eine Ampelfunktion bei der Priorisierung, indem Fristen je nach Bearbeitungsstand oder Fälligkeit farblich hervorgehoben werden. So erkennen Sie auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht und können Termine zuverlässig einhalten.
Werde ich vom System erinnert, wenn ich eine Aufgabe habe oder eine Frist erreicht wird?
Ja. Sie können sich automatisch an anstehende Aufgaben oder bevorstehende Fristen erinnern lassen. Die Benachrichtigung erfolgt entweder direkt innerhalb der jeweiligen Lösung oder per E-Mail, inklusive eines Links, der Sie direkt zum entsprechenden Vorgang führt.
Welche Benachrichtigungsform genutzt wird, hängt von Ihren Anforderungen und Ihren Arbeitsabläufen ab. So erhalten die zuständigen Mitarbeitenden ihre Aufgaben genau dort, wo sie sie am effizientesten bearbeiten können.
BEST PRACTICE
Gibt es vorkonfigurierte Lösungen?
Ja. Für die Themenbereiche Eingangsrechnungsverarbeitung, Beschaffung, digitale Akten und Vertragsmanagement stehen bewährte Best-Practice-Lösungen zur Verfügung.
Diese vorkonfigurierten Lösungen basieren auf den Erfahrungen aus zahlreichen erfolgreich umgesetzten Projekten und bilden bewährte Prozesse bereits standardmäßig ab. Dadurch reduziert sich der Implementierungsaufwand, Projekte lassen sich schneller umsetzen und Anwender profitieren von erprobten Abläufen, die sich in der Praxis bewährt haben.
Selbstverständlich werden die Lösungen anschließend an Ihre individuellen Anforderungen und Prozesse angepasst. So erhalten Sie die Vorteile eines bewährten Standards – ohne auf die notwendige Flexibilität verzichten zu müssen.
INTEGRATIONEN & SCHNITTSTELLEN
Können Benutzer aus dem Active Directory (AD) übernommen werden?
Ja. Sowohl Benutzer als auch Gruppen aus dem Microsoft Active Directory können mit den eingesetzten Lösungen synchronisiert werden.
Dadurch lassen sich Benutzerkonten und Berechtigungen zentral verwalten und bestehende Benutzerstrukturen übernehmen. Das reduziert den administrativen Aufwand, vereinfacht die Benutzerverwaltung und sorgt dafür, dass Mitarbeitende schnell und sicher auf die benötigten Informationen und Funktionen zugreifen können.
Sind die Lösungen auch in SAP integrierbar?
Ja. Die von friendWorks eingesetzten Lösungen integrieren sich nahtlos in Ihre bestehende SAP-Systemlandschaft.
Das Spektrum reicht von der Archivierung über die SAP ArchiveLink-Schnittstelle und der Integration digitaler Akten in SAP bis hin zu Workflow-Lösungen auf Basis des SAP Business Workflow. Die eingesetzten Lösungen sind SAP-zertifiziert und fügen sich optimal in bestehende SAP-Prozesse ein.
Auch Mitarbeitende ohne eigenen SAP-Zugang können problemlos in digitale Prozesse eingebunden werden. Über einen Webclient lassen sich SAP-basierte Vorgänge bearbeiten, freigeben oder einsehen – ganz ohne direkten Zugriff auf das SAP-System.
Gibt es Schnittstellen zu meinen bestehenden Systemen?
Ja. Die von friendWorks eingesetzten Lösungen verfügen über knapp 100 Standardanbindungen zu den unterschiedlichsten Systemen und Anwendungen.
Dazu gehören unter anderem SAP®, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Sage, Microsoft Exchange, HCL Notes (ehemals Lotus Notes) sowie zahlreiche weitere ERP-, CRM- und Fachanwendungen.
Darüber hinaus stehen offene Schnittstellen zur Verfügung. Dadurch lassen sich auch weitere Systeme und individuelle Anwendungen flexibel anbinden und unterschiedliche Systemwelten nahtlos miteinander verbinden.
So integrieren sich die Lösungen optimal in Ihre bestehende IT-Landschaft, ohne gewachsene Prozesse unnötig zu verändern.
