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Personenbezogenen Daten und Dokumente DSGVO konform archivieren

Überwachung der Aufbewahrungsfristen

Sie archivieren gesetzeskonform. Wunderbar!

Dann erfüllen Sie ja alle Anforderungen der DSGVO in Bezug auf die Aufbewahrung und Löschung vollumfänglich. Oder etwa doch nicht?

Ihr
Problem

Die Daten werden zwar nach den gesetzlichen Vorgaben vorgehalten, aber wie sieht es mit der Einhaltung der Fristen für die Sperrung oder Löschung von Daten aus?

Unsere
Lösung

Die Steuerung der Löschfristen und betroffenen Archive/Mappen erfolgt über ein Regelwerk, welches wiederum über eine Mappe in Documents gesteuert wird. In dieser Mappe können Einstellungen über Indexfelder getroffen werden, welche dann einen "Löschjob" steuern.

Es werden zwei Regelwerke zur Verfügung gestellt:

  • Direktes Löschen von Dokumenten anhand des Datums
  • 2-stufiger Löschvorgang mit Kontrolle durch Anwender

Für beide Varianten können verschiedene Regeln definiert werden!

Der jeweilige Job selbst kann wahlweise zu einem definierten Zeitpunkt automatisch starten, oder durch einen berechtigten User manuell ausgeführt werden.

Selbstverständlich können für jedes Szenario auch Testläufe durchgeführt werden, um so die Sicherheit zu haben, auch alles konform durchzuführen.