Die Joseph‑Stiftung ist das kirchliche Wohnungsunternehmen des Erzbistum Bamberg, das sich auf die Planung, den Bau und die Verwaltung von Immobilien konzentriert.
Ihr Ziel ist es, bezahlbaren und sozial verträglichen Wohnraum zu schaffen und die Wohnversorgung – insbesondere für Familien – nachhaltig zu verbessern.
Bereits seit 2015 unterstützen wir die Joseph-Stiftung bei der Digitalisierung und Optimierung zentraler Geschäftsprozesse. Im Fokus unserer Zusammenarbeit stehen die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung (inkl. E-Rechnungen) sowie die elektronische und revisionssichere Archivierung verschiedenster Geschäftsdokumente.
Ein essenzieller Erfolgsfaktor ist sicherlich die Kontinuität in der Betreuung: Seit Beginn stehen der Joseph-Stiftung dieselben technischen und vertrieblichen Ansprechpartner seitens der friendWorks zur Verfügung. Dadurch konnten über die Jahre ein tiefes Verständnis für die Prozesse und Anforderungen sowie ein hohes Maß an gegenseitigem Vertrauen aufgebaut werden.
Bei der digitalen Verarbeitung der Eingangsrechnungen werden die Rechnungsinhalte zunächst automatisiert über eine OCR-Lösung ausgelesen, mit Stammdaten verprobt und anschließend über unsere DMS-Lösung an das ERP-System Wodis Yuneo übergeben.
Der gesamte Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess findet somit vollständig innerhalb der vertrauten Wodis Yuneo-Umgebung statt. Dies ermöglicht den Anwendern eine effiziente Bearbeitung ohne Systembrüche.
Dabei ermöglicht ein QuickView-Absprung es, das Rechnungsdokument direkt innerhalb des Workflows in Wodis Yuneo einzusehen. Insbesondere bei der Prüfung und Freigabe profitieren die User davon, den Beleg unmittelbar einsehen zu können.
Nach erfolgter Zahlung wird der entsprechende Status automatisiert über die Schnittstelle an das DMS zurückgegeben, wo die Rechnung revisionssicher archiviert wird.
Neben Eingangsrechnungen werden weitere Geschäftsdokumente – beispielsweise Bescheide zur Grundsteuerfeststellung – digital erfasst, indexiert und archiviert.
Ergänzend wurde ein Löschkonzept implementiert, das die gesetzeskonforme Aufbewahrung sowie fristgerechte Löschung von Dokumenten sicherstellt. Dadurch werden sowohl rechtliche Anforderungen erfüllt als auch Datenschutz- und Compliance-Vorgaben zuverlässig umgesetzt.
Besuchen Sie auch die Homepage der Joseph-Stiftung: https://www.joseph-stiftung.de
Das Team der friendWorks bedankt sich ganz herzlich für das entgegengebrachte Vertrauen!
Wir freuen uns über die Zusammenarbeit!
